負責任礦物供應鏈申訴程序2025
江西拓泓新材料有限公司 |
文件編號 |
RMAP-C－003 |
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版本 |
第五版 |
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負責任礦物供應鏈申訴程序 |
生效日期 |
2025-01-01 |
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起草 |
趙珵珵 |
審核 |
黃水根 |
批準 |
張和鵬 |
1、 目的
為保證任何相關(guān)方的權(quán)利（受影響人員或舉報者），保證公司原料來源的的安全與可持續(xù)發(fā)展。
2、依據(jù)
《負責任礦物審驗流程錫和鉭的審驗標準》、《江西拓泓新材料有限公司負責任礦物供應鏈管理手冊》、《江西拓泓新材料有限公司供應鏈政策》
3、適用范圍
我司允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報者說出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮）。
4、管理機構(gòu)及職責
公司設立申訴工作處理小組，成員由品質(zhì)保障部、經(jīng)營管理部、安全環(huán)保部等相關(guān)部門抽調(diào)人員組成，下設辦公室，辦公室設在經(jīng)營管理部，工作組負責對申訴的處理。
5、申述條件
5.1發(fā)現(xiàn)供應鏈中存在高風險項或者出示警信號。
5.2發(fā)現(xiàn)采礦、貿(mào)易、加工和出口情況中有違反負責任礦物標準的；
5.3發(fā)現(xiàn)改進措施沒有被嚴格執(zhí)行的；
5.4其他違反法律或負責任礦物標準的。
6、工作程序
6.1申訴信息的收集和申訴方式
1) 向行政部遞交書面形式的申訴要求，申訴書應寫明事由，并盡量詳細列舉可靠依據(jù)；
2) 公司設有意見箱，有相關(guān)申訴，可投至公司意見箱；
3) 撥打公司電話進行申訴；或?qū)⑾嚓P(guān)申訴信息發(fā)送至郵箱（下方有聯(lián)系方式信息）
4) 若在任何一個環(huán)節(jié)，員工發(fā)現(xiàn)實際或潛在風險，可向高級經(jīng)理直接報告，由高級經(jīng)理進行申訴流程并跟蹤。
5） 公司在收到申訴的7個工作日內(nèi)完成對申訴事實的調(diào)查，行政部負責受理申訴，并負責調(diào)查申訴發(fā)生的原因，并查清事實，經(jīng)營部給予配合；行政部在查清事實的基礎(chǔ)上進行申訴的處理或調(diào)解，經(jīng)營部將該反饋整合到風險識別流程，并記錄到對應盡職調(diào)查報告。
6） 對申訴不屬實的，行政部門給予申訴人必要解釋，以消除誤會澄清事實。對假借申訴蓄意制造事端，無事生非、挑撥離間的，其行為不被認定為申訴，在必要時候時，公司將采取法律手段維護公司合法權(quán)益。
7） 我們將對申訴人的信息進行匿名處理，任何人不得以任何借口對申訴人進行打擊報復。
8） 如遇匿名申訴的情況，處理流程將按照實名申訴流程進行處理。
公司設立聯(lián)系/申訴電子郵箱,電子郵箱地址在公司對外公布供應鏈政策中予以公布，電子郵箱用于接收相關(guān)的詢問和申訴。工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負責任礦物供應鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。
聯(lián)系人：趙珵珵 申訴電話：0795-3259660 郵箱：[email protected]
6.2申訴的內(nèi)容
相關(guān)方對公司的供應鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內(nèi)容，包含申訴方的名稱和聯(lián)系信息，并由申訴方的法定代表人簽字；具體說明向何種決定提起申訴及理由；附相關(guān)書面證據(jù)；具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；
6.3申訴信息的分類
公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。
6.3.1一般信息：相關(guān)方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。
6.3.2特殊或重要申訴信息：
•管理不符合 RMAP 要求的信息；
•對公司的礦物采購涉及公司識別的高風險區(qū)域的信息，例如發(fā)現(xiàn)供應鏈中任何 相關(guān)預警信號表明任何產(chǎn)品涉及《經(jīng)合組織指南》中提到的與礦產(chǎn)開采、處理、 出口、運輸或貿(mào)易有關(guān)的嚴重侵權(quán)行為、非國家武裝團體、公共或私人安全武裝、 賄賂及礦產(chǎn)原產(chǎn)地的欺詐性失實陳述、洗錢及向政府支付的稅收、費用、特許費 等信息；
•對公司的礦物采購不符合公司的供應鏈政策的信息。
6.3.3不予受理信息：
瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或似乎是為了獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴，沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。
6.4 申訴的處理
申訴處理小組工作組應在收到申訴后3-5個工作日內(nèi)確認收到申訴，在基于申訴是否符合6.3的基礎(chǔ)上確認接受或拒絕申訴。
如果申訴被拒絕，應向申訴方提供書面解釋，并記錄在申訴登記冊中。不得采取進一步行動。對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內(nèi)對上訴或投訴進行調(diào)查、審查和裁決。收到特殊重要申述信息后，第一時間通知采購，暫停對被申述供應商的礦產(chǎn)采購，并通知此供應商接受本公司申述處理小組開啟對此供應商的調(diào)查、審查，如確定此供應商為沖突礦產(chǎn)，處理小組將作出決定，要求采購立刻停止與之合作，并按“無沖突礦產(chǎn)宣言”供應商自行承擔法律責任，并通知RMI官方；如通過調(diào)查、審查此供應商非沖突礦產(chǎn)，處理小組將作出決定，告知采購可繼續(xù)與此供應商合作�；貜蜕晔鋈藛T，調(diào)查、審查和處理結(jié)果。處理小組應盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以作出合理決定。這類措施的例子包括:
咨詢專家：請求申訴方或其他人提供更多信息，申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。申訴決定以書面形式傳達給申訴方，申訴決定應包含：申訴決定：申訴決定是如何以及何時做出的任何新的建議申訴的記錄：申訴工作處理小組辦公室應將收到的申訴記錄在申訴登記冊中，包括以下內(nèi)容:何人何時提交申訴；申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；接受或拒絕決定；
針對申訴機制后期的風險信息整合到風險識別評估流程當中。
對申述結(jié)果不滿意或存在質(zhì)疑的，可聯(lián)系RMI官方郵件：[email protected]。
7.0相關(guān)文件及記錄
7.1 RMAP-J-O28 《沖突礦產(chǎn)申訴意見處理記錄表》
7.2 RMAP-J-O04 《沖突礦產(chǎn)申訴意見箱開啟記錄表》
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